POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

1. Responsable del tratamiento.

SCORPION SOLUTIONS COMPANY S.A.S. («Scorpion»), NIT 902.113.216-1, sociedad con domicilio principal en Barranquilla, Atlántico, Colombia. Dirección: Carrera 71 # 85 - 32, Barranquilla. Correo electrónico: ceo@scorpionsolutions.ai. Teléfono y WhatsApp: +57 300 104 7743. Sitio web: scorpionsolutions.ai.

2. Marco legal y alcance.

Esta política se rige por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por el Capítulo 25 del Título 2 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1074 de 2015 y por las normas que los modifiquen, adicionen o complementen. Se aplica a los datos personales que Scorpion trata como responsable. Los datos que Scorpion trata por cuenta de sus clientes, como encargado, se rigen por el numeral 10. La autoridad de protección de datos es la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

3. Datos que tratamos como responsable.

(a) Identificación y contacto: nombre, tipo y número de documento, cargo, empresa, correo electrónico, teléfono y firma.

(b) Datos comerciales, contractuales y de facturación: los necesarios para preparar propuestas y para contratar, facturar, pagar y cobrar.

(c) Contenido de las comunicaciones: mensajes de correo electrónico y de WhatsApp, y notas de reuniones.

(d) Proveedores, subcontratistas y especialistas: hoja de vida, formación, experiencia, datos para el pago y datos de afiliación a la seguridad social.

(e) Sitio web: registros técnicos que generan el servidor y los servicios de seguridad, como la dirección IP, la fecha y la hora, la página consultada y el navegador. El sitio no usa cookies de analítica, de publicidad ni de seguimiento.

Como responsable, Scorpion no solicita datos sensibles ni datos de niños, niñas y adolescentes. Si alguna vez fuera necesario, le informaremos cuáles datos son sensibles, que responder es facultativo y que no está obligado a autorizar su tratamiento, y pediremos su autorización expresa. Ninguna actividad se condicionará a que usted los entregue. Los datos de niños, niñas y adolescentes solo se tratarán si son de naturaleza pública o si el tratamiento responde a su interés superior y respeta sus derechos fundamentales, con la autorización de su representante legal, otorgada después de que el menor ejerza su derecho a ser escuchado.

4. Tratamiento y finalidades.

Scorpion recolecta, almacena, usa, consulta, circula, actualiza, transmite, conserva y suprime los datos para:

(a) atender solicitudes de información, agendar y sostener conversaciones, y preparar propuestas y acuerdos de confidencialidad;

(b) celebrar, ejecutar, facturar y cobrar contratos de consultoría de procesos, analítica, ciencia de datos, inteligencia artificial aplicada, desarrollo e integración de software y operación de plataformas;

(c) cumplir obligaciones legales, contables y tributarias, y atender requerimientos de autoridades;

(d) seleccionar, contratar, pagar y gestionar proveedores, subcontratistas y especialistas, y verificar sus afiliaciones a la seguridad social;

(e) enviar información sobre nuestros servicios, solo con su autorización previa, otorgada aparte de las demás, que usted puede revocar en cualquier momento;

(f) proteger la seguridad del sitio web y de nuestros sistemas;

(g) atender consultas y reclamos y conservar la prueba de la autorización y de las respuestas;

(h) reconocer, ejercer o defender derechos en procesos judiciales o administrativos.

Scorpion no vende datos personales.

5. Destinatarios.

Scorpion solo comunica datos personales:

(a) a quienes los tratan por cuenta de Scorpion (proveedores tecnológicos, contador, asesores, subcontratistas y especialistas), solo para las finalidades del numeral 4 y con obligaciones de confidencialidad y seguridad;

(b) a entidades financieras y de pagos, para ejecutar pagos y cobros;

(c) a autoridades públicas o administrativas que los requieran en ejercicio de sus funciones legales, o por orden judicial;

(d) a otras personas que el titular autorice.

6. Transmisión y transferencia internacional.

Scorpion usa servicios en la nube de correo, almacenamiento, ofimática, alojamiento y seguridad del sitio, mensajería, videollamadas e inteligencia artificial. Sus proveedores pueden tratar los datos fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos de América y en Estados de la Unión Europea, países que la SIC reconoce con nivel adecuado de protección. Por regla general, esos proveedores actúan como encargados: la comunicación de los datos es una transmisión, y Scorpion solo la hace a servicios cuyos contratos o términos de tratamiento obligan al proveedor a usar los datos únicamente para prestar el servicio, con seguridad y confidencialidad. La excepción es la herramienta de inteligencia artificial Claude, de Anthropic, PBC (Estados Unidos de América), que Scorpion usa con una cuenta del plan Max a nombre de su representante legal, también con información de sus clientes, sin los datos personales que trata por encargo de ellos. En ese plan Anthropic trata los datos como responsable, según sus propios términos y su política de privacidad, y los conserva por los plazos que estos fijan; por eso la comunicación de los datos a Anthropic es una transferencia a Estados Unidos de América, país con nivel adecuado de protección (Ley 1581 de 2012, artículo 26), y Anthropic puede a su vez transferirlos a otros países según su política de privacidad. Scorpion mantiene desactivada en esa cuenta la opción que permite a Anthropic usar las conversaciones para entrenar sus modelos; aun así, según sus términos, Anthropic puede usar para mejorar sus modelos las conversaciones que sus sistemas marquen para revisión de seguridad y las que se le reporten. Scorpion no ingresa en esa cuenta datos de niños, niñas y adolescentes. Si usted nos escribe por WhatsApp o por correo electrónico, el proveedor de ese servicio también trata los datos según las condiciones que usted aceptó al usarlo. Scorpion solo transfiere datos personales a un responsable ubicado fuera de Colombia en uno de estos casos: cuando el país de destino tiene nivel adecuado de protección, cuando la operación se ampara en una de las excepciones del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 o cuando la ampara una declaración de conformidad de la SIC. En todo caso, cuenta con la autorización del titular cuando la ley la exige. La lista vigente de proveedores, con su categoría, su rol y su país, se entrega a quien la solicite por el canal del numeral 8.

7. Derechos del titular.

Usted tiene derecho a:

(a) conocer, actualizar y rectificar sus datos;

(b) solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exija;

(c) ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos;

(d) presentar quejas ante la SIC, una vez agotado el trámite del numeral 9;

(e) revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales y constitucionales, o cuando no exista un deber legal o contractual que le imponga permanecer en la base de datos;

(f) acceder gratuitamente a sus datos al menos una vez cada mes calendario y cada vez que esta política cambie de forma sustancial.

Scorpion no cobra por atender consultas ni reclamos, ni por la revocatoria de la autorización o la supresión de los datos. También puede abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles o sobre datos de niños, niñas y adolescentes. Pueden ejercer estos derechos:

• el titular, que acredita su identidad;
• sus causahabientes;
• su representante o apoderado, que acredita la representación;
• quien actúe por estipulación a favor de otro o para otro.

Los derechos de los niños, niñas y adolescentes los ejercen sus representantes.

8. Área responsable y canales.

La persona responsable de la protección de datos personales es el representante legal de Scorpion. Atiende las consultas, los reclamos y las solicitudes para conocer, actualizar, rectificar y suprimir datos y para revocar la autorización. El canal principal es ceo@scorpionsolutions.ai. Si la solicitud llega por otro canal de Scorpion (hola@scorpionsolutions.ai, el WhatsApp o la dirección del numeral 1), la tramitamos igual y los plazos corren desde su recibo.

9. Procedimiento.

Consultas. Envíe su nombre, la información que permita verificar su identidad (y, si actúa por otro, la prueba de la representación), la descripción de la consulta y el canal en el que quiere la respuesta. Respondemos en un máximo de diez (10) días hábiles contados desde el recibo. Si no es posible, antes del vencimiento le informamos el motivo y la fecha de respuesta, que no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Reclamos. El reclamo indica la identificación del titular, la descripción de los hechos, la dirección y los documentos que quiera hacer valer. Si está incompleto, dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción le pedimos que lo complete. Si pasan dos (2) meses desde ese requerimiento sin que lo complete, se entiende que desistió. Si Scorpion no es competente para resolverlo, lo traslada a quien corresponda en un máximo de dos (2) días hábiles y se lo informa. Recibido el reclamo completo, en un máximo de dos (2) días hábiles se incluye en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» con su motivo, y se mantiene hasta la decisión. Lo resolvemos en un máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo. Si no es posible, antes del vencimiento le informamos el motivo y la fecha de respuesta, que no superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Solo después de agotar este trámite puede presentar una queja ante la SIC.

10. Datos que tratamos por cuenta de clientes.

Cuando un cliente entrega datos personales a Scorpion para ejecutar un servicio, ese cliente es el responsable del tratamiento y su política lo rige. Scorpion actúa como encargado, en los términos del contrato que celebre con el cliente y con los deberes que el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012 impone al encargado. Si usted presenta ante Scorpion una consulta o un reclamo sobre esos datos, Scorpion:

• informa al cliente dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a su recibo;
• se lo comunica a usted;
• lo tramita en coordinación con el cliente dentro de los plazos de los artículos 14 y 15 de esa ley.

11. Seguridad.

Scorpion adopta medidas técnicas, humanas y administrativas proporcionales a su tamaño, a la naturaleza de los datos y a los riesgos del tratamiento, según su manual interno de políticas y procedimientos y las instrucciones de la SIC. Ante un incidente de seguridad que comprometa datos personales, Scorpion lo registra y adopta medidas para contenerlo. Si actúa como encargado, informa al cliente sin demora. En todo caso, reporta el incidente a la SIC dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su detección, por los canales que esa entidad dispone.

12. Conservación y vigencia de las bases de datos.

(a) Prospectos y contactos sin contrato: hasta dos (2) años desde el último contacto, salvo que el titular pida antes la supresión.

(b) Clientes, proveedores, subcontratistas y especialistas:

• los datos que consten en contratos, facturas, comprobantes, libros y demás papeles del comerciante se conservan diez (10) años contados desde el último asiento, documento o comprobante (Ley 962 de 2005, artículo 28);
• los demás, durante la relación y hasta dos (2) años después de su terminación.

(c) Solicitudes de los titulares, respuestas y pruebas de la autorización: mientras se traten los datos a que se refieren y hasta diez (10) años después, término de prescripción de la acción ordinaria (Código Civil, artículo 2536).

(d) Registros técnicos del sitio: el tiempo necesario para su seguridad. Scorpion no los conserva por su cuenta más de noventa (90) días, sin perjuicio de los plazos de los proveedores de alojamiento y seguridad.

(e) Datos tratados por cuenta de clientes: los que fijen el contrato y las instrucciones del cliente. Al terminar el servicio, se devuelven o se suprimen según su instrucción, salvo un deber legal de conservarlos.

En todos los casos, los datos se conservan por más tiempo cuando se requieran para atender una reclamación o un proceso en curso, hasta su terminación. Vencidos estos plazos, se suprimen o se anonimizan.

13. Vigencia y cambios.

Esta política rige desde el 8 de octubre de 2026. La versión 1.2 se publica en scorpionsolutions.ai/privacidad el 26 de octubre de 2026 y rige desde esa fecha para los datos que se recolecten a partir de ella. A los titulares cuyos datos Scorpion ya trataba como responsable y cuyo correo conoce, se les comunica por correo electrónico antes de aplicarla, y para ellos rige desde esa comunicación. Las finalidades del numeral 4 que la versión 1.1 no preveía solo se aplican a los datos recolectados antes de esa publicación cuando su titular las autorice. Mientras tanto, esos datos se tratan solo con las finalidades informadas en la versión 1.1. Los cambios sustanciales futuros se publican en esta página y se comunican a los titulares antes de aplicarse. Si un cambio se refiere a la finalidad del tratamiento, Scorpion pide una nueva autorización antes de usar los datos para la nueva finalidad. Las versiones anteriores se conservan y se entregan a quien las solicite.